تقدم التحليلات في الوقت الحقيقي، ووضوح الإنفاق المرتبط بالمنتجات، والمساءلة المشتركة، المساعدة اللازمة للمديرين التنفيذيين لمعرفة كيف سيسهم الإنفاق (أو لا يسهم) في تحقيق القيمة.
برنامج من ثلاثة أجزاء لتطوير نتائج الأعمال
بقلم الدكتور حسام جميلي، الشريك في قطاع التصنيع والخدمات التقنية والرقمية المتقدمة في بين أند كومباني الشرق الأوسط، وباو فيت لو، الشريك في قطاع الخدمات المالية في بين أند كومباني الشرق الأوسط.
تنفق الشركات أموالاً هائلة على تقنية المعلومات كل عام، ولكن قليل منها يحقق ما ينشده من تلك الاستثمارات. وتشير بحوث بين أند كومباني إلى أن 8٪ فقط من الشركات تعتبر أنها تسترجع قيمة ما تنفقه من المال نسبةً إلى نتائج الأعمال والقدرات الرقمية المتقدمة.
وليس من قبيل المصادفة أن الشركات في هذه المجموعة الرائدة تمتلك فهماً أعمق حول كيفية إنفاق الميزانية المخصصة للتقنيات، كما أن لديها قدرة أكبر على إعادة توجيه الإنفاق إلى حيث يمكنه أن يضمن قيمة أكبر. وقد توصلت أبحاثنا إلى أن هؤلاء القادة يقولون إنهم يتمتعون بشفافية كاملة فيما يتعلق بالإنفاق على تقنية المعلومات، أكثر بمقدار 3.5 مرة مقارنة بغيرهم. تتوفر في هذه الشركات بيانات في الوقت الحقيقي حول الإنفاق في مجال التقنية بأساليب عرض مخصصة توفر البيانات الصحيحة لكافة المعنيين، سواء كانوا في أقسام التمويل أو التقنية أو الأعمال.
لا شك أن الحصول على هذه الدرجة من الوضوح يعد أمراً صعباً وإدامتها تزداد صعوبة بمرور الوقت. ونظراً لأنه يمكن توزيع الميزانية المخصصة للتقنية على عدد من الإدارات ووحدات الأعمال، فإن العديد من الشركات تبذل جهدها لتكوين صورة واضحة حول وجهة الإنفاق وكيف تتغير بمرور الوقت وما إذا كان الاستثمار يستحق توظيف الأموال أم لا. ورغم ذلك، فإن الميزانيات المرصودة للتقنية ترتفع قيمتها كل عام. ومن ناحية أخرى، لا يستطيع معظم المديرين التنفيذيين في أقسام الأعمال والتمويل معرفة التفاصيل الكاملة حول الإنفاق، وربطه بالمنتجات والخدمات التي يتولون الإشراف عليها. وبالتالي، فإن الوعود بضمان الشفافية تتحقق بشكل جزئي فقط.
وتتجه الشركات أكثر فأكثر نحو تطبيق أنظمة برمجيات تابعة لأطراف خارجية تتعقب بيانات الإنفاق في الوقت الحقيقي، وتقدمها ضمن لوحات معلومات مخصصة على مستوى المؤسسة ككل. وتؤدي أدوات الإدارة المالية لتقنية المعلومات هذه إلى اتخاذ قرارات أفضل تستند إلى الحقائق، لكنها ليست سوى جزء واحد من برنامج مكون من ثلاثة أجزاء يتعين على الشركات اتباعه للوصول إلى الشفافية.
- البيانات والتحليلات في الوقت الحقيقي. البيانات الدقيقة والمتعلقة بالإنفاق تساعد المديرين التنفيذيين على استخراج رؤى ذات مغزى، وإعادة تخصيص الاستثمارات ف مجالات تحقق قيمة أكبر. كما تحصّن أدوات الإدارة المالية لتقنية المعلومات مستخدميها بالمزيد من القدرات لتمكين هذا التحليل، لا سيما بالنسبة للمنشآت الكبيرة والمتوسطة الحجم التي يشهد إنفاقها على الأنظمة والأدوات التقنية تزايداً مطرداً. وفيما تسعى الشركات إلى تحقيق أهدافها الرقمية، يتجه المسؤولون في أقسام التمويل والتقنية عادةً لشراء هذه الأدوات عندما تزداد مستويات الإنفاق وتتغير الأولويات بشكل متكرر.
- وضوح الإنفاق المرتبط بالمنتجات التقنية. من منظور تقليدي، يُقَسَّم الإنفاق على فئات تقنية مثل الأجهزة والبرمجيات والاتصالات والعمالة. ولكن هذا المنظور لا يرقى إلى مستوى ما يحتاجه قادة الأعمال. يمكن للشركات ضمان قيمة أعلى من خلال توضيح معالم الإنفاق حول المنتجات أو تجارب العملاء أو قدرات العمل. هذا المنظور مناسب بشكل خاص للشركات التي تستخدم أساليب الإدارة “الرشيقة” (Agile). وفق منهجية الأجايل، يكون لكل فريق أو منتج أو محفظة منتجات لوحة معلومات عن نفقاتها حتى تتمكن من معرفة كيفية إنفاق الموارد وقيمة الأعمال المتأتية عن هذا الإنفاق. كما أنها تساعد مديري المنتجات على إعادة ترتيب أولويات قوائم مهامهم (backlogs) وتحديد طرق تحسين عائد الاستثمار في مجال تركيزهم. ويمكن للقادة الرئيسيين الوصول إلى البيانات التي يحتاجون إليها لتحديد متى يجب إعادة تخصيص الإنفاق من منتج لآخر وضمن محافظ المنتجات.
- المساءلة المشتركة. من خلال رفع مستوى الشفافية في ما يتعلق بالمنتجات وتبني ثقافة المساءلة المشتركة حول الإنفاق، يمكن للمسؤولين في أقسام التمويل والتقنية والأعمال تعديل الإنفاق باستمرار وضبط التكاليف. فعلى سبيل المثال، يمكن أن يقدم قسم التمويل الدعم لقسم تقنية المعلومات من خلال إجراء تحليل معياري لأجزاء مختلفة من تقنية المعلومات في المنشأة، وهي عملية يمكن أن تحرر الأموال التي يمكن تغيير وجهتها بعد ذلك من “إدارة وتشغيل الأعمال” إلى “نمو الأعمال”. ومت اتضحت الصورة حول تكاليف الأنظمة والأدوات التقنية، يمكن لمديري المنتجات والمهندسين اتخاذ قرارات أفضل بشأن تخصيص الموارد ورفع مستوى الثقة ببعضهم البعض. وباتباع أفضل الممارسات، سيكون بإمكان مديري المنتجات الحصول على صورة شاملة وآنية حول الإنفاق إلى جانب الأهداف ومقاييس النتائج الرئيسية التي يتابعونها ضمن فريق عمل واحد.
رغم ذلك، فإن هذا البرنامج لا يخلو من نصيبه من الخطوات الصعبة. شراء الأداة هو الجزء اليسير. يتطلب الأمر مزيداً من الجهد والاهتمام لتنظيم الشركة ضمن تصنيف يخدم العميل، ويضع التفاصيل للمجموعة الصحيحة من المنتجات والرحلات، ويرسم خريطة دقيقة لبيانات تكاليف التقنية، ويضمن التدريب للإدارة العليا والمتوسطة. استثمرت شركة الطيران وقتاً طويلاً في تدريب القادة من مناصب المدير المالي ورئيس قسم المعلومات، وصولاً إلى مديري المنتجات، حول كيفية استخدام هذا البرنامج في عملهم اليومي، كما استثمروا الوقت في تحديد التصنيف واتخاذ القرارات اللازمة حول مساءلة مدير المنتج وحقوق اتخاذ القرارات.
للبدء بذلك، يجب على الشركات اتخاذ ثلاث خطوات ملموسة.
- إعادة توجيه المحادثات التنفيذية حول الشفافية. تغيير التوقعات يمثل الخطوة الأولى لتقديم تفاصيل أوسع حول الإنفاق. يساعد هذا أيضاً على ضمان المشاركة والالتزام المشترك بين المسؤولين في أقسام التمويل وتكنولوجيا المعلومات والأعمال.
- التأكيد على هدف تحسين العائد على الاستثمار. الشفافية في التفكير وأدوات تحقيقها ليست هي الهدف. إنها جزء مهم من العملية المستمرة لتفحص مستوى الإنفاق، الأمر الذي يسمح بدوره للاستثمار المستقبلي بتنمية الأعمال بدلاً من مجرد التنبيه إلى ذلك.
- تكوين فهم أولي، ومن ثم الاستثمار في الأداة الصحيحة. تقوم بعض الشركات بتكوين الفهم أو الصورة الأولية يدوياً باستخدام لوح (Tableau) أو أداة أخرى لعرض البيانات بصورة مرئية مثلاً. يتطلب أداء المستوى التالي عادةً المزيد من الموارد والالتزام بالهدف لتحقيق الشفافية على المدى الطويل، بالاعتماد في الغالب على أدوات الإدارة المالية لتقنية المعلومات، الأمر الذي قد يستغرق عدة أشهر للتنفيذ.
لا يكفي تحقيق الشفافية الكاملة حول الإنفاق على تقنية المعلومات لتحويل الشركة إلى شركة رائدة في مجال التقنية. ولكنها خطوة بالغة الأهمية في هذا الاتجاه، وهي خطوة تضمن فوائد فورية وطويلة الأمد للشركات التي تعتمدها.
