أسئلة يجب طرحها على عميلك حول أجهزة الطباعة لديهم

بقلم ليزا جراهام، مدير تسويق قنوات التوزيع لدى زيروكس

لا تمنح معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة طابعاتها الكثير من الاهتمام قبل أن تطرأ عليهم مشكلة كبيرة ما. يعمل الكثيرون مع أجهزة قديمة لا تلبي احتياجاتهم وتترك فرصاً لخفض التكاليف وزيادة الإنتاجية.

لسوء الحظ، نظراً لأن العقلية غالباً ما تكون، “إذا لم تتعطل، لا تصلحها”، فقد يستغرق الأمر إعادة صياغة لإظهار سبب تعطل الجهاز الذي يطبع عند الطلب، وتحديد ما الذي يجب استبداله.

فيما يلي بعض الأسئلة التي يمكن أن تساعد العملاء على إدراك متى آن الأوان لاستبدال أسطول طابعاتهم، ولماذا يجب عليهم الوثوق بشريك قناة من ذوي الخبرة لمساعدتهم في ذلك.

• هل يعرفون تكلفتهم الإجمالية لعمليات الطباعة – وهل ينفقون أكثر مما ينبغي؟

لا يدرك معظم العملاء أن هناك طرقاً بسيطة لخفض تكاليفهم في الطباعة لا تتطلب منهم تقليل عمليات الطباعة، بدءاً من إجمالي عدد وعمر الطابعات. حتى إذا كانت مؤسستهم صغيرة، فقد لا يزالون يجدون أن لديهم طابعات قديمة متعددة لا تلبي احتياجاتهم. يمكن أن يؤدي استبدال وحدات سطح المكتب الشخصية الأقدم ببدائل مجموعة عمل أحدث وأكثر تقدماً إلى تقليل تكاليف الطباعة بشكل كبير ومساعدتها على تحقيق أقصى استفادة من المساحة المحدودة. ربما الأهم من ذلك، أن العديد من الأجهزة القديمة لن تسمح لهم بتمكين نظام إدارة الطباعة – أو تحويل هذه المسؤولية إلى شريك قناة.

• هل لديهم أحدث ميزات الأمان المدمجة داخلياً؟

أظهر تقرير 2017 الصادر عن smallbiz.com أن 43٪ من الهجمات الإلكترونية تستهدف الشركات الصغيرة. والطابعة المكتبية هي واحدة من نقاط الضعف الأكثر إثارة للدهشة. إذا كانت الطابعات التي يعتمد عليها عملاؤك لا تحتوي على ميزات الأمان المدمجة داخلياً، فقد يكون الوقت قد حان للتفكير في طابعة جديدة.

• المصادقة: يضمن هذا الخيار أن الطابعة ستصدر الوثائق فقط عندما يقوم المستخدمون بإدخال رقم PIN الخاص بهم في الجهاز. لا يوجد المزيد من المستندات المحتملة غير الآمنة في الطابعة.
• تشفير الطباعة. البيانات الحساسة التي يتم إرسالها إلى الطابعة دون تشفير تجعل الشركات عرضة للقراصنة. يحمي تشفير الملفات بياناتك أثناء نقلها، مما يضمن أمانها من مكان الإنشاء إلى الوجهة.
• كلمة السر المحمية لعمليات المسح. من خلال السماح بالمسح غير المقيد، يحتمل أن يتيح المستخدمون المعلومات الحساسة للأطراف الخطأ. تتيح لهم الأجهزة المتعددة الاستخدام الذكية خيار حماية ملفات PDF الخاصة بهم بكلمة مرور حتى يتمكن الأشخاص المناسبون فقط من الوصول إلى البيانات التي تحتوي عليها.

• هل هو جاهز للتنقل أو للسحابة؟

لا تعد الطابعات المحمولة والسحابة جاهزة للعمل كالمعتاد بالنسبة لمعظم الشركات. هناك عدد قليل جداً من العملاء الذين يدركون أهميتهم. يجب أن تكون مجموعات العمل قادرة على الاتصال والطباعة من أي جهاز وفي أي مكان وفي أي وقت، للحصول على مكتب منتج وفعال. تجعل أحدث حلول الطباعة المتنقلة، الطباعة من أي جهاز محمول إلى أي علامة تجارية للطابعة تتسم بالكفاءة والسلاسة. يجب أن تتيح الطابعة متعددة الوظائف المناسبة لمجموعات العمل إمكانية المسح الضوئي والطباعة من الخدمات السحابية مثل Microsoft Office 365 وDropbox وGoogle Drive. يؤدي إعداد سير العمل إلى الخدمات التي يستخدمها العملاء بالفعل إلى اختصارات الحاجة إلى التنزيل والطباعة من سطح المكتب.

• هل تدعم خدمات الترجمة؟

على الرغم من أن هذا قد لا يكون مصدر قلق لكل الشركات، إلا أن الحاجة إلى ترجمة المستندات يمكن أن تكون مصدر قلق كبير – ومصروفات أكبر – بالنسبة للكثيرين. إذا كان عميلك من بينهم، فكر في ترقيته إلى طابعة متعددة الوظائف يمكنها توفير ترجمات سريعة وسهلة وآمنة لما يصل إلى 38 لغة في أي وقت ومكان.

• هل ساعدت في نمو أعمالهم؟

النمو هو شعار كل شركة متوسطة وصغيرة تقريباً. إذا كان عملاؤك من بينهم، فسيحتاجون إلى طابعة متعددة الوظائف يمكن أن تنمو معهم. قدّمهم إلى ميزات مثل المسح عن بُعد باستخدام أجهزتهم الذكية، والمسح الضوئي إلى البريد الإلكتروني لمشاركة المحتوى ببضع نقرات، وأدوات محمولة قوية مثل Wi-Fi Direct Certified لتمكين فريقهم أو عملائهم أو زوارهم من الطباعة من أجهزتهم الذكية دون اتصال الشبكة. تساعد أدوات الإدارة المدمجة أيضاً الشركات على معالجة المشكلات المحتملة، وتمكينها من البقاء أكثر إنتاجية، لفترة أطول. كما أن الميزات الإضافية التي تستهدف الأمان والاستدامة تقطع شوطاً طويلاً نحو إثبات استثماراتهم في المستقبل (دائماً ما تكون نقطة بيع جيدة في سوق الأعمال الصغيرة). تضمن التحديثات التلقائية للبرامج وحلول التنقل المتكاملة أن الطابعات المتعددة الوظائف لن تنتقل معهم إلى المستقبل فحسب وبل ستواكب الموظفين في هذا المجال.

• كم عدد المكالمات التي يقومون بها للخدمة أو لفريق تكنولوجيا المعلومات؟

في المتوسط، 40-60٪ من مكالمات مكتب المساعدة مرتبطة بالطباعة. إن منح العملاء مزيداً من الوقت في اليوم ليس بالأمر السهل، لكن بيع طابعة بها أدوات مساعدة مدمجة هي إحدى الطرق لإنجاز المهمة. تحتوي العديد من الأجهزة على مقاطع فيديو تعليمية، ومساعدة للبحث، مباشرة على اللوحة الأمامية. عندما تكون هناك حاجة لتدخل فرق تكنولوجيا المعلومات، تتيح لهم الأجهزة متعددة الوظائف تسجيل الدخول عن بُعد إلى اللوحة الأمامية للجهاز وإجراء تغييرات دون مغادرة مكانك. بالنسبة للعديد من العملاء، سيكون هذا مطمئناً، ولكن لا يزال هناك عمل أكثر مما يريدون. اتخذ خطوة إلى الأمام من خلال شرح فوائد عقد خدمات الطباعة المدارة، وكيف يمكن أن تعني مساعدتك أنه لا ينبغي أبداً التفكير في سلامة الطباعة أو التكلفة أو الكفاءة مرة أخرى.